Ben jij een nauwkeurige en georganiseerde professional met een passie voor kwaliteitsbeheer en administratieve ondersteuning?

Als Quality and Office Manager speel je een cruciale rol in het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen. Je zult ons systeem voor orderintake, werkinstructies en checklists verbeteren en toezicht houden op installaties om te verzekeren dat deze up-to-date en goed onderhouden zijn.

Daarnaast beheer je ons kwaliteitssysteem volgens de ISO 9001:2015 norm en neem je administratieve taken over, zodat er meer tijd vrijkomt voor strategische taken en klantrelaties. Je zorgt ervoor dat er tijdig gereageerd wordt op vragen van klanten, en op offerte aanvragen.

Als deze veelzijdige rol jou aanspreekt en je beschikt over een open blik en stressbestendigheid, dan zijn wij op zoek naar jou!

 

Taken en Verantwoordelijkheden

1. Kwaliteitsbeheer

  • Beheren en onderhouden van ons kwaliteitssysteem volgens ISO 9001 : 2015.
  • Uitvoeren van interne audits en zorgen voor naleving van kwaliteitsnormen.
  • Voorbereiden en begeleiden van externe audits.

2. Klantenservice en Medewerker communicatie

  • Assisteren bij klantgesprekken en intern overleg.
  • Fungeren als contactpersoon voor medewerkers en klanten, indien nodig.

3. Administratieve Ondersteuning

  • Er voor zorgdragen er tijdig wordt gereageerd op offerte aanvragen, en dat de offertes tijdig worden uitgebracht.
  • Er voor zorgdragen dat er passend wordt gereageerd op klantvragen, onder andere als het gaat om plannings- en of capaciteitsvragen.
  • Beheren van e-mails en andere correspondentie.
  • Voorbereiden en afhandelen van facturatie en administratie.
  • Uitvoeren van nacalculatie van projecten.

4. Order- en Productiebeheer

  • Verbeteren en beheren van het systeem voor orderintake, werkinstructies en checklists.

5. Installatiebeheer

  • Controleren en up-to-date houden van alle installaties.
  • Plannen en uitvoeren van onderhoud en upgrades.

6. Receptie- en Secretariaatswerkzaamheden

  • Uitvoeren van receptiewerkzaamheden, zoals telefoonbeantwoording en ontvangst van bezoekers.

Vereisten

1. Opleiding en Ervaring

  • MBO+/HBO werk- en denkniveau in een relevante richting (bijvoorbeeld Bedrijfsadministratie, Bedrijfskunde, of Logistiek).
  • Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie. 
  • Ervaring met kwaliteitsbeheer en kennis van ISO 9001 :2015.

2. Vaardigheden

  • Sterke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Uitstekend Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Ervaring met administratieve taken.
  • Kennis van en ervaring met procesverbeteringen en systeembeheer.
  • Vaardigheid in het gebruik van relevante software (bijvoorbeeld MS Office, ERP-stystemen).

3. Persoonlijkheid

  • Nauwkeurig en georganiseerd.
  • Bedachtzaam en met een open blik.
  • Stessbestendig en loyaal.
  • Proactief en probleemoplossend.
  • Flexibel en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren.
  • Sterke werkethiek en verantwoordelijkheidsgevoel.
  • Bereid om de visie van het bedrijf te ondersteunen en toe te passen.

Doorgroeimogelijkheden:
Je kunt vanuit deze functie doorgroeien naar de functie van Bedrijfsleider.